Váš partner
v oblasti účetnictví

Křída a spol. - Účetnictví a daňové poradenství » Rady a Tipy » Cestovní náhrady 2016

Cestovní náhrady 2016

11. května 2016

Vycházíme ze zákoníku práce č. 262/2006 Sb. a z právní úpravy, pro poskytování cestovních náhrad.

V praxi to znamená, že cestovní výdaje mohou být propláceny pouze při splnění zákonem stanovených podmínek a v pracovněprávních vztazích, což znamená osobám, které pracují na základě pracovního poměru nebo dohod o provedení práce a pracovní činnosti.

Pro ostatní skupiny jako jsou osoby samostatně výdělečně činné a s nimi související spolupracující osoby, společníci veřejných obchodních společností a komplementáři, členové družstev, společníci a jednatelé s.r.o., platí jiné právní předpisy, které se řídí zákonem č. 586/1992 Sb.

Obecně je dle § 151 je možné poskytnout cestovní náhrady pouze za výdaje zaměstnanců, které vznikají v souvislosti s výkonem jeho práce.

V tomto článku se budeme věnovat blíže pojmům:

a) Pracovní cesta

b) Místo výkonu práce

c) Pravidelné pracoviště

d) Podmínky pracovní cesty

Na začátku je důležité připomenout, aby zaměstnanec podepsal pracovní smlouvu, kde je uvedeno místo výkonu práce.  Tím předejdeme mnoha nedorozuměním, které mohou vzniknout v souvislosti s proplácením cestovních výdajů.

Pracovní smlouva musí vždy obsahovat tyto náležitosti:

  1. Druh práce, který má zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonávat.
  2. Místo nebo místo výkonu práce, kde bude zaměstnanec pro zaměstnavatele práci vykonávat.
  3. Den nástupu do práce.

 

Cestovní výdaje, ze kterých plynou cestovní náhrady, vznikají za těchto podmínek:

  1. Pracovní cesta
  2. Cesta mimo pravidelné pracoviště
  3. Mimořádná cesta, která souvisí s výkonem práce zaměstnance mimo rozvrh jeho směn v místě výkonu práce nebo mimo pravidelné pracoviště
  4. Přeložením zaměstnance na jiné pracoviště
  5. Dočasné přidělení zaměstnance na jiné pracoviště
  6. Přijetí do zaměstnání v pracovním poměru
  7. Výkon práce v zahraničí

 

ad a) Pracovní cesta

Pracovní cestou rozumíme časově vymezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Místo výkonu práce není nijak nastaveno, ani zde neplatí žádná omezení nebo nařízení, ale v pracovní smlouvě musí být přesně vymezeno.

 

ad b) Místo výkonu práce nebo místa výkonu práce

Míst výkonu práce může být uvedeno více, např. dle umístění poboček firmy, ale musí zde být stanovena přesná pracovní doba a vše musí být zahrnuto v pracovní smlouvě.

Např. V pondělí, úterý a ve středu bude zaměstnanec pracovat v době od 8:00 do 16:30 v Praze a ve čtvrtek a pátek v době od 8:00 do 16:30 v Kolíně.

 

ad c) Pravidelné pracoviště

Zde platí, pokud není v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, je pravidelným pracovištěm pro tyto účely sjednané místo výkonu práce.

Pokud je místo výkonu práce stanoveno šířeji než určité město nebo obec, platí zde, že se za pravidelné pracoviště považuje město nebo obec, kde začínají nejčastěji pracovní cesty zaměstnance, což může být bydliště zaměstnance.

Pokud je ve smlouvě sjednáno místo pro účely cestovních náhrad, nesmí být stanoveno šířeji, než je dané město nebo obec. Není zde tedy možné uvést např. Středočeský kraj.

Obecně platí, že by zaměstnavatel měl nést vyšší náklady, než pravidelné výdaje spojené s výkonem práce, které zaměstnanci vzniknou cestou mimo město nebo obec, kde pravidelně vykonává práci nebo kde má trvalý pobyt.

 

ad d) Podmínky pracovní cesty

Dle § 153 odst. 1 zákoníku práce jsou stanoveny podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad. To znamená místo nástupu, dobu trvání a ukončení pracovní cesty, místo plnění práce, způsob dopravy a ubytování určí předem písemně zaměstnavatel s tím, že přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance.

V praxi to tedy znamená, že všechny konkrétní podmínky určí zaměstnavatel, zaměstnanec nemá právo tyto podmínky svévolně měnit. Pokud tak učiní, následkem je ztráta nároku na příslušnou náhradu.

Pro obě strany je tedy nejvhodnější trvat na písemném předání podmínek pracovní cesty. Kdy může dojít bohužel i k nepředvídaným situacím, jako jsou kalamity, úraz nebo nehoda.