Váš partner
v oblasti účetnictví

Křída a spol. - Účetnictví a daňové poradenství » Rady a Tipy » Archivace dokumentů

Archivace dokumentů

10. srpna 2017

Spisová služba je definována zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Je to soubor činností zajišťující odbornou správu dokumentů. Správa probíhá během celého životního cyklu dokumentu. Zahrnuje příjem, evidenci, vyřizování, vyhotovování, rozdělování, oběh, podepisování, odesílání a vyřazování. Zajišťuje správu jak listinných dokumentů, tak dokumentů elektronických.

Původcem je ten, z jehož činnosti dokument vznikl. Dělí se na:

Veřejnoprávní

  • mají povinnost vést spisovou službu a vyřazovat dokumenty ve skartačním řízení
  • patří sem: státní podniky, územní samosprávné celky, bezpečnostní sbory, ozbrojené síly atd.

Soukromoprávní

  • mají povinnost pečovat o své dokumenty, uchovávat je a v daném termínu zažádat archiv o výběr archiválií
  • patří sem: obchodní společnosti a družstva, politické strany, notáři atd.

Formy dokumentů

  • Digitální – nosičem je datový soubor, nebo datová zpráva nesoucí posloupnost obvykle binárních dat tvořících jeden informační celek, který lze reprodukovat jako jednu informací.
  • Analogový -  dokument, jehož nosičem je fyzické médium, nejčastěji papír. Ovšem za analogový dokument lze považovat i nelistinný předmět (předmět, nebo 3D objekt).

Veřejnoprávní původci

Spisový řád

Spisový řád zahrnuje spisový a skartační plán. Ty obsahují seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Určení původci zasílají spisový a skartační plán příslušnému archivu bezodkladně po jeho vydání nebo změně. Příslušný archiv spisový a skartační plán uloží. Strukturu a podrobnosti zpracování spisového a skartačního plánu stanoví prováděcí právní předpis. Původcům, kteří nemají povinnost vést skartační řád, se to doporučuje.

Spisový řád mají v povinnosti:

  • organizační složky státu
  • ozbrojené síly
  • bezpečnostní sbory
  • státní příspěvkové organizace
  • státní podniky
  • zdravotní pojišťovny
  • veřejné výzkumné instituce
  • právnické osoby zřízené zákonem
  • územní samosprávné celky
  • organizační složky územních samosprávných celků
  • právnické osoby zřízené územními samosprávnými celky
  • školy a školská zařízení

Skartační lhůta

Počátek plynutí skartační lhůty stanoví spouštěcí událost, kterou se rozumí vyřízení dokumentu nebo uzavření spisu. Pokud určený původce pro příslušný dokument stanoví jinou skutečnost jako spouštěcí událost, připojí ke skartační lhůtě uvedené ve spisovém a skartačním plánu poznámku o této spouštěcí události.

Délka skartační lhůty dokumentu může být nejvýše 100 let.

Příjem a označování dokumentů

Příjem dokumentů zajišťuje podatelna. Ta musí zkontrolovat úplnost, čitelnost a zda je dokument adresován původci.

U dokumentů doručené datovou schránkou se musí prověřit, zda neobsahují chybný kód a jsou elektronicky podepsány.

Doručené dokumenty musí být v ten samý den označeny jednoznačným identifikátorem. Jednorázový identifikátor je označení zajišťující jeho nezaměnitelnost a s dokumentem musí být spojen. Strukturu, vytváření a nakládání s jednoznačným identifikátorem stanoví prováděcí právní předpis. Neoznačují se dokumenty, které se neevidují ve spisové službě a dokumenty obsahující chybný datový formát.

Na obálku se otiskne podací razítko, které obsahuje:

  • název původce
  • číslo jednací
  • datum doručení
  • počet listů
  • počet listinných příloh
  • počet a druh příloh

Evidence a oběh

Dokument je označen číslem jednacím, který obsahuje:

  • označení původce
  • pořadové číslo
  • označení časového období

Podací deník je kniha vytvořená z očíslovaných listů tiskopisů, označena názvem původce, pro něhož je vedena, časovým obdobím, v němž je užívána a počtem listů. Zápisy v něm musí být srozumitelné, čitelné a natrvalo.

Elektronický systém evidence musí splňovat požadavky Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby.

Samostatnou funkční částí evidence dokumentu může být jmenný rejstřík určený pro vyhledávání, ověřování a automatické zpracovávání údajů o adresách odesílatelů a adresátech dokumentů evidovaných v této evidenci.

Prvotní rozdělení dokumentů provede podatelna. Údaje o rozdělení (komu byl dokument předán) zaznamená do evidenční pomůcky.

Oběh musí být zajištěn tak, aby bylo možné sledovat veškeré úkony dokumentu.

Vyřizování dokumentů

Vyřízením se rozumí zpracování návrhu, jeho schválení a podepsání. Lhůta pro vyřízení je upravena právními předpisy nebo je určena povahou dokumentu. Za datum vyřízení se považuje den vypravení podepsaného dokumentu nebo den podpisu dokumentu.

Uzavření

Poté, co se nepředpokládá další zpracování spisu, provede se kontrola:

  • úplnosti
  • označení

Archivace, vyřazování a skartační řízení

Všechny dokumenty a uzavřené spisy jsou ukládány ve spisovně a to po celou dobu trvání skartační lhůty. Dokumenty mohou být také uloženy ve správním archivu. Patří sem dokumenty, jejichž skartační lhůta je delší než 5 let.

Dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, jsou rozděleny na archiválie a bezcenné dokumenty, které jsou určeny ke zničení. Výběr archiválií probíhá ve spolupráci s příslušným archivem.

Skartační řízení se provádí následující kalendářní rok po uplynutí skartační lhůty.

Původce předá dokumenty archivu a příslušný archiv vyhotoví úřední záznam o předání.

Soukromoprávní původci

Archivace u účetních jednotek

Účetní jednotky jsou povinny uchovávat dokumenty pro účely vedení účetnictví po určitou dobu. Pokud dochází k zániku účetní jednotky nebo k zániku povinnosti vést účetnictví, musí účetní jednotka zajistit povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů. O způsobu zajištění musí informovat státní archiv.

Lhůty úschovy:

  • účetní závěrky a výroční zprávy po dobu 10 let, které počínají koncem účetního období, kterého se týkají
  • účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají
  • účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let, které počínají koncem účetního období, kterého se týkají

Pokud účetní jednotka nemá právního nástupce, přecházejí povinnosti spojené s archivací na likvidátora, insolvenčního správce nebo na jinou osobu podle zvláštních právních předpisů.

V případě úmrtí fyzické osoby připadne uschování dokladů na dědice nebo na příslušnou organizační složku státu.

 V případě záruční lhůty se dokumenty uschovávají po celou dobu trvání této lhůty.

Pokud účetní jednotky použijí účetní záznamy pro jiný účel, archivují se dokumenty po uplynutí doby stanovené příslušnými zákony (např. účely trestního řízení, správní řízení, občanské soudní řízení).

Pokud se dokumenty týkají nezaplacené pohledávky nebo nesplněného závazku, dokumenty je potřeba archivovat do konce prvního účetního období následujícího po období, ve kterém došlo k zaplacení/splnění.

 Archivace dokumentů v daňové evidenci

Podnikatel, který vede daňovou evidenci, se ohledně lhůt archivace musí řídit daňovými zákony.

U neplátců DPH se  archivují takové dokumenty, které jsou potřebné k daňové kontrole.

Pro stanovení daně je lhůta 3 roky. Počíná následujícím dnem, kdy uplynula lhůta na podání řádného daňového tvrzení. Doba se může prodloužit maximálně na 10 let. Prodlužuje se v případě uplatnění daňové ztráty a z důvodu nesplnění podmínek pro uplatnění úplaty u finančního leasingu jako výdaje.
 

 

Zdroje:

http://www.vinohradskaspisovna.cz/
https://portal.pohoda.cz/dane-ucetnictvi-mzdy/ucetnictvi/archivace-ucetnich-dokladu/
https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-499
http://mojespisovka.cz/co-je-spisova-sluzba